Omdat wij grootste plannen hebben met Siebel On Demand hebben wij hiervoor elk bepaalde stukken functionaliteit uitgezocht. Ik heb mij onder andere bezig gehouden met het uitzoeken van de import- en exportfuncties van Siebel On Demand. Graag deel ik mijn bevindingen hier met jullie. Vanwege praktische redenen gebruik ik het importeren van contacten als voorbeeld. Importeren van andere zaken gaat uiteraard op een soortgelijke manier.

Voor het importeren van data moet een bestand aangeleverd worden waarin de te importeren data staat, dit bestand is van het type CSV (kommagescheiden bestand). CSV-bestanden kunnen gemakkelijk aangemaakt worden met Excel, maar dit kan ook gewoon met notepad of een andere tekstverwerker gedaan worden. Je kunt maximaal 2000 contacten tegelijk inlezen en je kunt zelf kiezen welke data van de contacten je wilt importeren (Bijvoorbeeld voornaam, achternaam en adres).

Kijk daarom voordat je het importbestand aanmaakt in de Siebel CRM On Demand Online Help. In Figuur 1 wordt getoond hoe de Voornaam, Achternaam, E-mailadres en Woonplaats gedefinieerd zijn in de applicatie volgens de Siebel CRM On Demand Online Help . 

 

Figuur 1

Uit deze tabel blijkt dat ‘First Name’ en ‘Last Name’ verplichte velden zijn om te importeren.
Zorg er ook voor dat de gegevens die je gaat inlezen van hetzelfde type zijn als het veld waarnaar de waarde wordt weggeschreven. Als de geïmporteerde data niet van hetzelfde type is, wordt de data voor dat veld niet geïmporteerd.
Als je bij een betreffend field een langere tekst invult dan de maximale lengte, dan wordt de tekst boven de maximale lengte er afgeknipt.

Figuur 2 

In het voorbeeld is gekozen voor het inlezen van vier contacten, hiervoor kan een bestand aangemaakt worden in Microsoft Excel (Figuur 2).

De eerste regel in het bestand wordt gebruikt om de kolommen te identificeren. Deze kolomnamen worden later weer gebruikt bij het mappen naar de bestaande fields. Het bestand  kan worden opgeslagen onder een willekeurige naam met de extensie .CSV (bijvoorbeeld contacten.csv). 

Een mogelijke manier om de kolomnamen in de eerste regel te mappen naar de correcte fields in de applicatie is het aanmaken van een map-bestand. Voor het vinden van de correcte fieldnamen kun je weer kijken in de Siebel CRM On Demand Online Help (Figuur 3).

 

Figuur 3

De eerste regel wordt gebruikt om aan te geven welke soort informatie in welke kolom staat. In de linkerkolom staan dus de fieldnamen van het programma, in de rechterkant de kolomnamen uit het importbestand. Het map-bestand legt dus in feite de link tussen het import bestand en de correcte fieldnamen in de applicatie (Figuur 4).  

Figuur 4

Het map-bestand is erg handig als je gelijksoortige data op regelmatige basis importeert, je kunt dan telkens hetzelfde map-bestand gebruiken. Het is echter ook mogelijk om de mapping zonder dit bestand te doen, het mappen gebeurt dan via de import wizard. Deze methode wordt in het volgende hoofdstuk besproken.

Importeren (Algemeen)

Hier beschrijf ik kort hoe je voor alle recordtypen (dus niet alleen contacts) bij het importeerscherm komt. In het volgende hoofdstuk wordt ditzelfde uitgelegd, maar dan specifiek voor de contacten.

Ga naar de Admin Homepage via de knop Admin rechtsboven in het scherm. Onder de kop Data Management Tools staat een link Import and Export Tools, druk op deze link. Je komt dan in het onderstaande scherm (Figuur 5).

Figuur 5

 
Je kunt vier acties uitvoeren in dit scherm:

Import Data
   Hiermee kun je data (bijvoorbeeld contacts) importeren.
Import Request Queue
   Hiermee kun je imports uit het verleden (en imports in behandeling) en hun status bekijken.
Export Request Queue
   Hiermee kun je exports uit het verleden (en exports in behandeling) en hun status bekijken.
Export Data
   Hiermee kun je dat (bijvoorbeeld contacts) exporteren.

Ik ga hier verder niet in op deze acties, maar het is wel handig om te weten dat je ook op deze locatie en op deze manier kunt importeren en exporteren.

In het volgende hoofdstuk wordt uitgelegd hoe de 4 bovenstaande handelingen gedaan worden voor het importeren en exporteren van de contacten (vanuit de tab Contacts). Dit geeft voldoende informatie om ook de 4 bovenstaande handelingen (vanuit het Admin-menu) in dit hoofdstuk te begrijpen.

Importeren (Contacten)

Import Tools menu

Volg deze stappen om bij het Import Tools menu te komen.

1) Selecteer de contacts-tab
2) Naast de titel van de Recently Modified Contacts staat een knop Import
(Als je Recently Modified Contacts niet ziet kun je deze toevoegen met Edit Layout rechtsboven in het scherm).

Je komt dan in het onderstaande scherm (Figuur 6). Het roodomrande deel betreft de tools die je kunt gebruiken voor het importeren en bekijken van gedane im- en export acties.

Figuur 6

In het Import Tools menu kun je drie opties kiezen:

Import Your Contacts
   Hiermee kun je je contacten importeren.
Import Request Queue
   Hiermee kun je imports uit het verleden (en imports in behandeling) en hun status bekijken.
Export Request Queue
   Hiermee kun je exports uit het verleden (en exports in behandeling) en hun status bekijken.

Deze drie opties zullen hieronder per stuk behandeld worden. Daarnaast wordt in deze handleiding uitgelegd hoe je contacten kunt exporteren vanuit de tab Contacts.

 

Importeer Contacten (Import Your Contacts)

Voor het importeren van de contacten wordt het eerder aangemaakte bestand contacten.csv gebruikt. Klik in het Import Tools menu op de link Import Your Contacts.
Het importeren gebeurt in 5 stappen:

Stap 1: Selecteer de import file (en de importmethoden)
Er worden in deze stap diverse vragen met keuzemogelijkheden gesteld in het Engels, vertaald naar het Nederlands komt dit op het volgende neer:

1. Selecteer de wijze van unieke identificatie van de in te lezen records.
• Geef zelf een uniek ID op per record
• Laat dit automatisch bepalen

Voor ons voorbeeld laten wij dit automatisch bepalen (dit is niet de standaardwaarde).

2. Wat moet er gebeuren als de unieke ID die geïmporteerd wordt overeenkomt met een bestaande unieke ID?
• Creëer aanvullende records
• Importeer de dubbele records niet
• Overschrijf de bestaande records

In ons voorbeeld komt deze situatie niet voor. Het maakt daarom niet uit welke optie we selecteren.

3. Wat moet er gebeuren als de unieke ID van het te importeren record niet overeenkomt met een bestaande unieke ID?
• Creëer een nieuw record
• Creëer niet een nieuw record

Voor ons voorbeeld kiezen wij voor de eerste optie.

4. Moet een importrecord bij missende associaties een nieuw record aan maken voor de missende associatie?
• Creëer een nieuw record voor de associatie
• Creëer niet een nieuw record voor de associatie

Het is mogelijk dat aan een contact een account is geassocieerd. Als er bij een contact een account wordt ingelezen die niet voorkomt, dan kan hierboven gekozen worden hoe hiermee moet worden omgegaan. In ons voorbeeld is dit echter niet van belang.

5. Selecteer het datumformaat uit de picklist

Bij het importeren van datumvelden is het belangrijk dat dit datumformaat overeenkomt met het datumformaat in de importbestanden. (Dit kan in Excel worden afgedwongen).

6. Selecteer de bestandscodering

Het spreekt vanzelf dat hier Western European geselecteerd dient te worden.

7. Selecteer het scheidingsteken

Dit kan een komma (,) of een puntkomma (;) zijn. Excel gebruikt als scheidingsteken standaard een puntkomma. (Dit is terug te zien als we het importbestand openen met bijvoorbeeld notepad.)

8. Selecteer de mate van errorlogging

In dit voorbeeld kiezen wij voor Alle boodschappen (All Messages).

9. Selecteer het te importeren bestand.

Selecteer hier het eerder aangemaakt import bestand (csv-bestand).

10. Klik op de knop Next

Stap 2: Import file validatie (en selecteer indien aanwezig het map-bestand)
Hier wordt de uitkomst van de validatie van het te importeren bestand gedaan en er worden enkele waarschuwingen geuit.
1. Als er een map-bestand is gemaakt, dan kan deze hier geselecteerd worden, dit is echter niet verplicht.

Omdat wij wel een map-bestand hebben gemaakt selecteren wij deze.

2. Klik op de Knop Next

Stap 3: Field mapping
Als er een map-bestand is opgegeven in de vorige stap, dan zijn hier de Siebel Contact Fields gevuld (deze zijn nog wel aanpasbaar). Als dit niet is gebeurd, zijn de Siebel Contact Fields leeg en moet hier nog een waarde geselecteerd worden.

 

Figuur 7

 1. Pas indien nodig de waardes van de Siebel Contact Fields aan.
Aanpassingen zijn in dit geval niet nodig

2. Klik op de knop Next

Stap 4: Field mapping validatie
De mapping van de vorige stap wordt hier gevalideerd. Indien nodig wordt hier een waarschuwing of een foutmelding gegeven.

1. Klik op de knop Import

Stap 5: Afhandeling Import
Je ontvangt een ontvangstbevestiging van het importverzoek. Binnen enkele minuten wordt het importverzoek verwerkt. Er wordt dan een bevestigingmail verzonden naar je opgegeven emailadres. Je kunt de status van je import verzoek bekijken bij de Import Request queue.

Importverzoeken overzicht (Import Request Queue)

De tweede optie uit het Import Tools menu is de Import Request Queue (Figuur 8).

 

Importverzoeken overzicht (Import Request Queue)

De tweede optie uit het Import Tools menu is de Import Request Queue (Figuur 8).

Figuur 8

Hierin staan de Importverzoeken die in behandeling zijn (Pending requests), en de importverzoeken die verwerkt zijn (Completed Requests). De bovenste regel in Figuur 8 toont het eerder ingelezen bestand Contacten.csv, de status is Completed wat betekent dat het bestand met succes is ingelezen.

Er wordt tevens automatisch een e-mail naar het e-mailadres van de verzender gestuurd met een bevestiging van de verwerking van het importverzoek. Deze e-mail heeft als onderwerp Contact (Personal) Import Request Complete.

In deze e-mail staat een samenvatting van het resultaat van het importverzoek:

Your import request completed at 7-2-2009 17:24:17. Here is a summary of the results:

 

Hier kun je lezen dat 4 van de 4 regels met succes zijn geïmporteerd. Als bijlage wordt het importbestand en het map-bestand meegeleverd.

In het Contact List scherm kunnen we nu ook de 4 toegevoegde contacten zien.

Figuur 9

Exporteer contacten

In het Import Tools menu is niet een optie om te exporteren. Om contacten te exporteren gebruiken we het Contact List scherm. Hiervoor kan geklikt worden op de knop Menu, en dan kan uit de lijst Export List geselecteerd worden (Figuur 10).

Figuur 10

 

In het volgende scherm worden drie vragen met keuzemogelijkheden gesteld in het Engels, vertaald naar het Nederlands komt dit op het volgende neer:

1. Welke velden moet worden geëxporteerd
• Alleen velden zichtbaar in de lijst
• Alle velden

2. Export Type
• Zet het export verzoek in de wachtrij om alle records in de lijst op te halen
• Onmiddellijke export (tot maximaal 250 records)

3. Selecteer het veld-scheidingsteken
• Komma (,)
• Puntkomma(;)

4. Druk op de knop Export om te exporteren 

 

Exportverzoeken overzicht (Export Request Queue)

Vanuit het Import Tools menu kun je bij de Export Request Queue komen.
Na een exportverzoek kom je ook automatisch in het Export Request Queue scherm terecht. In eerste instantie staat het net ingediende verzoek dan nog bij de Pending Requests (Zie Figuur 11).

Figuur 11

Na enkele minuten kun je op de knop Refresh drukken. Het exportverzoek zal na enkele minuten verdwijnen uit de Pending Requests om bij de Completed Requests te verschijnen.

Er is dan een e-mail verzonden naar je e-mailadres met instructies om het geëxporteerde bestand op te halen en een samenvatting van het exportverzoek. Deze e-mail heeft als onderwerp Export Request Completed: Contact (Recently Created Contacts).

In de tabel Completed Requests kun je onder de kolom List klikken op Recently Created Contacts. Je komt dan in het volgende scherm (Figuur 12)

Figuur 12

Je kunt hier op de knop download klikken om het geëxporteerde bestand te downloaden. Het te downloaden bestand is een zip-bestand. Dit zip-bestand bevat twee bestanden (Figuur 13).
Een txt-bestand (tekstbestand) en een csv-bestand (kommagescheiden bestand).

Figuur 13

Het tekstbestand bevat een samenvatting van het exportverzoek. De inhoud van dit bestand ziet er in dit geval als volgt uit:

***********************************
EXPORT SUMMARY
***********************************
Status: Completed
User ID: ordina3/sake.kampen@ordina.nl Time Submitted: 7-2-2009 20:23:04 Time Completed: 7-2-2009 20:23:21 Record Type: Contact List: Recently Created Contacts
Total Records: 9
***********************************
EXPORT FILE DATA
***********************************

List_AEEA-4VYERE.csv: List data

Het kommagescheiden bestand is het exportbestand met hierin de geexporteerde data. Dit bestand ziet er (in Microsoft Excel) als volgt uit.

Figuur 14

Dit bestand ziet er qua opmaak precies uit als een import bestand en zou hier in theorie dus ook voor gebruikt kunnen worden.

Sake Kampen